‘We wisten dat het een flinke klus zou worden’

Ingenieursbureau Aveco de Bondt koos desktopvirtualisatie door BCONN ICT De driehonderd medewerkers van ingenieursbedrijf Aveco de Bondt hebben sinds kort een virtuele werkplek. De virtualisatie had flink wat voeten in de aarde. Adviesbureau BCONN ICT sprong bij en zorgde binnen een paar maanden voor een betrouwbare oplossing. ‘Onze medewerkers worden er elke dag vrolijker van’, vertelt ICT-manager Janneke Elbert van Aveco de Bondt.

Werkplekvirtualisatie is een langgekoesterde wens van het ingenieursbedrijf met vestigingen in Holten, Amersfoort, Breda en Eindhoven. ‘Het voordeel is dat alle applicaties overal beschikbaar zijn en centraal worden beheerd. Met virtualisatie valt ook veel te besparen op hardware en software. ICT is nu eenmaal een grote kostenpost.’ Voorheen stonden de applicaties lokaal geïnstalleerd.

Van published apps naar desktopvirtualisatie

Een eerdere poging om alle toepassingen te virtualiseren, verliep niet naar wens. De toenmalige serviceprovider koos voor ‘published applications’, waarbij gebruikers de toepassingen vanaf een centrale server op hun laptop streamen. Dit bleek een te grote belasting voor de server en leidde tot uitval en instabiliteit van het systeem. Voor een duurzame oplossing was echter haast geboden. Een paar maanden later zou Aveco de Bondt zijn hoofdvestiging verhuizen en voordien moest de ICT op orde zijn. Voor Janneke Elbert was het dan ook tijd om de expertise van BCONN ICTT in te schakelen. Ze deed dit op aanraden van een wederzijds contact. ‘Als je kiest voor een gevirtualiseerde omgeving, kan dit tot veel voordelen leiden. Zolang de juiste partij de juiste oplossing implementeert.’

De experts van BCONN ICT probeerden eerst de instabiliteit van de published apps aan te pakken. Published apps waren echter niet de juiste oplossing voor de toekomst en de visie die Aveco de Bondt daarover had. ‘In overleg besloten we toen om alles opnieuw op te bouwen voor desktopvirtualisatie. We wisten dat het een flinke klus zou worden: het gaat om 180 applicaties, waaronder specifieke toepassingen voor bouw-, ruimte-, energie- en infrastructuurprojecten. Die applicaties moeten bovendien onderling kunnen communiceren.’

Intensieve samenwerking, krappe planning

Wat volgde was een periode van heel intensieve samenwerking, herinnert Janneke Elbert zich. De planning was dan ook erg strak: tussen het begin van een ontwerp en de uiteindelijke oplevering zaten slechts twee maanden. ‘Eind augustus besloten we niet meer te zoeken naar oplossingen voor de published apps, begin september haalden we serviceprovider Peopleware erbij en op 1 november was de oplevering een feit. Dat gaf ons nog twee weken voordat het hoofdkantoor verhuisde. Bij oplevering werkte vrijwel alles in één keer goed.’

BCONN ICT adviseerde desktopvirtualisatie op enkele nieuwe Citrix-servers in combinatie met het al aanwezige beheerplatform RES ONE Service Store. Met deze oplossing kunnen medewerkers vanaf elke locatie en elk device bij hun documenten en applicaties, zonder dat de achterliggende infrastructuur overbelast raakt. Het beheer is gecentraliseerd en de RES ONE Service Store neemt werkplekbeheerders veel werk uit handen. ‘Het was een goede beslissing om van published applications naar desktopvirtualisatie over te stappen. De inrichting moest toch opnieuw gebeuren en de keuze voor Citrix heeft dit vereenvoudigd.’

Janneke Elbert is zeer te spreken over de inbreng van BCONN ICT. Behalve een ervaren projectmanager leverde dit adviesbureau een virtualisatiespecialist en een expert op het gebied van RES ONE Service Store. ‘BCONN is een kleine club met een hoog kennisniveau. Je merkt dat ze veel weten. En weten ze iets niet, dan halen ze de kennis alsnog in huis. Het zijn heel objectieve mensen met wie je goed kunt samenwerken. Ze werken in óns belang en niet in hun eigen belang. Dit heb ik als heel prettig ervaren. Ook hun samenwerking met onze nieuwe beheerpartij Peopleware verliep goed.’

Elke dag vrolijker

Binnen het ingenieursbedrijf zijn de medewerkers inmiddels ook enthousiast over de nieuwe oplossing. ‘Ze worden er met de dag vrolijker van. Sommigen waren kritisch, omdat tien jaar geleden een migratie naar een Citrix-omgeving niet vlekkeloos verliep. Nu zijn ze er aan gewend en hoor je ze er niet meer over.’

De medewerkers werken nu op een andere manier dan voorheen. ‘Veruit de meeste vinden de desktopvirtualisatie een hele uitkomst. Vooral mensen die op locatie of thuis werken, merken goed wat de voordelen zijn: ze kunnen altijd en overal bij de netwerkschijven en daarmee de actuele data en beschikken altijd over de juiste softwareversies. Als hun computer crasht, is dat geen enkel punt. Ze loggen gewoon in vanaf een nieuwe en zien direct hun eigen bureaublad, documenten en instellingen.’

Automatisering geautomatiseerd

‘We hebben nu eindelijk een stabiele situatie waarbij het systeem honderd procent van de tijd beschikbaar is. Er is nog wat finetuning nodig, maar het biedt een stevige basis waarop wij verder kunnen bouwen. Het levert een enorme tijdsbesparing op. Zo kunnen we nu gemakkelijk medewerkers toevoegen. Het regelen van nieuwe hardware, hardware licenties, software-installaties en instellingen duurde voorheen soms wel tien dagen. Nu kan ik dit binnen een halfuur regelen via de RES ONE Service Store, zonder tussenkomst van een werkplekbeheerder.
Eigenlijk hebben we de automatisering geautomatiseerd.’

Nog even en ook de laatste hybride werkers stappen over op desktopvirtualisatie. ‘Er zijn nu nog enkele medewerkers die naast de virtuele werkplekomgeving nog lokale software gebruiken, veelal zware grafische en rekenprogramma’s. Ik hoop dat we ook deze toepassingen voor het eind van 2016 gevirtualiseerd aanbieden.’

Download pdf-bestand