BCONN helpt cloud provider bij transitie van nieuwe klanten

Uitbesteding van ICT aan een leverancier, waarbij data van klanten naar hun datacenters en in de Cloud worden gemigreerd, is een trend die nog steeds doorzet. De hoeveelheid werk die dit met zich meebrengt, zorgt voor een toegenomen werkdruk bij deze leveranciers. Een Cloudprovider schakelde BCONN ICT in. Onze projectmanager Edwin ter Voorde vertelt over zijn opdracht.

Voordat zo’n nieuwe klant wordt gecontracteerd, gaat hier een heel offertetraject aan vooraf. Wat wil de klant precies? Tijdens dit traject ben je vaak als projectmanager al betrokken, zodat je later een goed Project initiatie document (PID) kunt opstellen waarin beide partijen elkaar kunnen vinden.

Nieuwe mogelijkheden

In overleg met de klant zorg je voor een up-to-date IT-omgeving met nieuwe mogelijkheden voor de business, zodat zij altijd en overal met ieder device kunnen werken. Hiervoor wordt nieuwe technologie aangewend, zoals O365, Windows 10, Ivanti, Citrix en Azure. Omdat de leverancier ervoor zorgt dat de IT-omgeving altijd blijft werken, kan de klant zich met de core business bezighouden.

Simultaan schakelen

Om een transitie mogelijk te maken worden door mij als projectmanager verschillende projecten, grotendeels parallel, gestart. Er wordt een nieuwe werkplek ontwikkeld, de basisinfrastructuur voor het beheer van deze werkplekken wordt ingericht en applicaties worden opnieuw gepackaged. Vervolgens wordt de combinatie werkplek, applicatie en basisinfrastructuur gezamenlijk met de klant uitvoerig getest. Parallel hieraan wordt een nieuwe mailomgeving opgebouwd, wordt het datacenter met alle systemen gemigreerd en worden het netwerk en de beveiliging zo aangepast dat alle systemen blijven werken en voldoen aan de nieuwe eisen en wensen.

Tenslotte moeten een goede serviceorganisatie en servicedesk worden ingericht en moeten de gebruikers wegwijs worden gemaakt in de vernieuwde omgeving. Hierover moet niet te gemakkelijk worden gedacht. Voor de gebruikers verandert er veel bij een transitie. Vaak is niet alleen de werkplek zelf anders, maar staan documenten op een andere plek en werkt de nieuwe servicedesk op een andere manier. Pas als dit allemaal gereed is kan de daadwerkelijke uitrol beginnen.

De kunst van samenwerken

Het gaat bij dergelijke projecten uiteindelijk niet alleen om de techniek. Het is en blijft mensenwerk en die moeten goed samenwerken. Dat is vaak nog de grootste uitdaging. Alle hiervoor genoemde deelprojecten hebben namelijk verschillende doorlooptijden maar zijn toch sterk van elkaar afhankelijk. Als projectmanager bewaak je deze samenhang, zorg je ervoor dat de deelprojecten op het juiste moment en in de juiste volgorde worden opgeleverd en dat de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar zijn.

Ook zijn de belangen bij een transitie vaak tegenstrijdig. De klant is gebaat bij zorgvuldigheid en het minimaliseren van de impact voor haar gebruikers, terwijl de Cloud provider vaak gebaat is bij snelheid. Maar ook staan engineers van de deelprojecten (van zowel de klant als de leverancier) niet te springen om aanpassingen te doen waarmee de producten goed op elkaar aansluiten. Als projectmanager zit je hier tussenin en moet je afhankelijk van de situatie bepalen hoe je er op dat moment mee om gaat. Het is namelijk niet de bedoeling dat de vaak langdurige samenwerking, al tijdens transitie onder spanning komt te staan. Dergelijke situaties kunnen lastig zijn maar maken het vak juist zo interessant.