“Kom je er niet meer uit? Klik op het wafeltje.”

Hybrid Cloud consultant Jorn Schouten heeft ervaring met migraties naar Azure en Microsoft 365. We vragen hem wat nu écht bijdraagt aan het succes van zo’n complex traject. Techniek is één, maar goede communicatie richting medewerkers is tenminste zo belangrijk.

Wat is naar jouw idee belangrijker? De techniek of de communicatie?
Het is niet het één of het ander. Het gaat om beide. Techniek is natuurlijk belangrijk om ervoor te zorgen dat alles na de migratie in de nieuwe omgeving goed draait. Communicatie richting medewerkers is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen goed zijn werk kan doen in de nieuwe omgeving en de oude legacy omgeving kan uitfaseren.

In technisch opzicht. Wat is naar jouw idee belangrijk?
Een goede voorbereiding is het halve werk. Maak een goed gefaseerd stappenplan zorgt ervoor dat je over zoveel mogelijk zaken nagedacht hebt. Dat voorkomt echt een hoop irritatie en verrassingen. Denk bijvoorbeeld goed na over de mailstromen binnen het bedrijf en de rules die hiervoor zijn ingesteld. In de Cloud (Microsoft 365) werkt dat toch net even anders met Microsoft Defender for Office 365 (waarbij mail langer wordt vastgehouden i.v.m. het scanproces).

Denk ook goed na over de migratie van data en de beveiliging ervan. Azure en Microsoft 365 bieden ongelofelijk veel mogelijkheden, maar je bent zelf verantwoordelijk voor de juiste inrichting. En als je daar vooraf niet goed over hebt nagedacht, zie je door de bomen het bos niet meer. Zo’n cloudmigratie is niet alleen een technisch traject. Ik vind dat goede communicatie naar medewerkers tenminste zo’n belangrijk is.

Goede communicatie. Hoe zorg je hier voor?
Betrek indien mogelijk bijvoorbeeld de afdeling interne communicatie direct bij het project. Het is allereerst belangrijk uit te leggen waarom je de overstap maakt naar Azure en Microsoft 365. Benoem vooral de voordelen van werken in de cloud. Hiermee voorkom je verzet en daarmee vertraging.

Daarnaast is het belangrijk dat je een duidelijke planning geeft van de werkzaamheden. Geef daarbij aan wat je van de medewerkers verwacht en waar zij zelf verantwoordelijk voor zijn. Zo kan je bijvoorbeeld aangeven dat de afdelingen zelf hun data naar de nieuwe omgeving moeten overzetten, waardoor gelijk een soort van opschoonactie is ontstaan m.b.t. oude niet relevante data. Maar goed, misschien is het allerbelangrijkste wapen in je communicatie wel het gebruik van humor.