De transitie naar Microsoft 365 vereist goede communicatie en technisch maatwerk

Posted on Posted in Digital Workspace, Professionals

Technisch Consultant Stefan de Heus heeft in de praktijk gezien wat belangrijk is voor een succesvolle digitale transformatie naar de moderne werkplek met Microsoft 365. We hebben hem hierover een aantal vragen gesteld. We zijn benieuwd naar zijn ervaring en tips voor het laten slagen van zo’n traject.

Wat is naar jouw idee belangrijk?
Ik heb gezien hoe belangrijk het is om medewerkers vanaf de start te betrekken bij de transitie naar een moderne werkplek met Microsoft 365. Op die manier kan iedereen namelijk al een beetje wennen aan de aanstaande verandering in het werk. Het is lastig om medewerkers die al jaren op een traditionele manier werken, een nieuwe manier van werken aan te leren. Maar ook mensen die minder vaak gebruik maken van een computer, bijvoorbeeld productiemedewerkers, hebben moeite met deze overgang.

Kun je daar een voorbeeld van geven?
Natuurlijk. Bij productiemedewerkers heb ik bijvoorbeeld gezien dat zij al schrikken als het opstartscherm er anders uitziet. Icoontjes staan op een andere plek, zien er anders uit en het navigeren gaat anders. Zij hebben dan vaak moeite om hun weg te vinden in de nieuwe omgeving en dat leidt tot frustratie. En frustratie is nooit goed. Maar ook bij kantoormedewerkers die gewend zijn om met een pc te werken, zie ik geregeld dat zij sterk vasthouden aan hun eerder aangeleerde manier van werken. Zo proberen zij toch data lokaal op te slaan in plaats van in OneDrive in de cloud.

Hoe help je hen daarbij?
Ik merk dat wanneer je iedereen vooraf goed informeert over de veranderingen en wat die voor hen zullen betekenen, dat zij overtuigd zullen raken van de voordelen die de nieuwe werkplek hen zal bieden. Zo gaan mensen straks met meer plezier gebruik maken van Microsoft 365. Ik vind dit overigens erg leuk om te doen. Je krijgt veel positieve reacties en krijgt gemakkelijker medewerking van hen. Zo verloopt de transitie naar een moderne werkplek prettiger. Maar goed, daarmee ben je er nog niet. Ik heb ook ervaren dat medewerkers, ondanks training en begeleiding, tóch manieren zoeken om te werken zoals ze dat voorheen deden. Oude gewoonten zijn hardnekkig!

Dit is toch niet te voorkomen?
Goede vraag. Gelukkig zijn er binnen Microsoft 365 veel technische oplossingen om dit min of meer af te dwingen. Op die manier kun je bijvoorbeeld beveiligingsrisico’s verkleinen, doordat medewerkers data niet meer lokaal kunnen opslaan. Het blijft echter balanceren op dit vlak wat iemand wel en niet kan of mag. Te veel beperkingen lijden immers weer tot frustraties. Het vereist kennis en maatwerk om Microsoft 365 technisch op zo’n manier in te richten, dat medewerkers zich toch vrij genoeg voelen om binnen een aantal kaders (lees: restricties) op een prettige manier te werken en tegelijkertijd te voorkomen dat dit op een onveilige manier gebeurt.

Dus?
De transitie naar Microsoft 365 vereist goede communicatie en technisch maatwerk en precies dát maakt mijn vak zo leuk. Dankzij mijn werk maakt iedereen met plezier gebruik van IT.