DELA vernieuwt hoofdkantoor en ICT
met hulp van BCONN

Projectmanager Hans van der Wal zorgt dat de ICT ’meevernieuwt’ bij uitvaartorganisatie.

Ontruimd, gestript en opnieuw aangekleed. Het hoofdkantoor van uitvaartorganisatie DELA kreeg kortgeleden een complete make-over. De vierhonderd medewerkers verhuisden tijdelijk, terwijl bouwbedrijven en leveranciers het pand onder handen namen. BCONN-expert Hans van der Wal begeleidde de verhuizingen en de vernieuwing van de ICT. IT-manager Rinze van Oorschot blikt tevreden terug.

DELA is een coöperatie van meer dan drie miljoen leden en marktleider op het gebied van uitvaartverzekering en - verzorging. De organisatie wil dat haar klanten de toekomst zo zorgeloos mogelijk tegemoet kunnen zien. Dit doet zij door bundeling van de kracht van de leden. En door de leden en hun families bij te staan met raad en daad. Wat DELA biedt is zekerheid, zorg en continuïteit.

Verstand van zaken

"Hans heeft het goed gedaan", begint Van Oorschot. "Hij is een toegankelijke man met verstand van zaken. Geen pitbull, maar hij weet toch zaken te regelen bij aannemers en leveranciers. Dat herken ik van andere mensen van BCONN. Ze zijn allemaal goed op het snijvlak van organisatie en techniek. Om die reden werken we al langer met ze samen."

"Je zult begrijpen dat er veel ICT komt kijken bij twee verhuizingen, tijdelijke werkplekken en een volledige herinrichting van een hoofdkantoor", legt de IT-manager uit. "Denk aan de hele netwerkinfrastructuur, de endpoint- beveiliging en de audiovisuele techniek in vergaderruimtes. Hans nam het allemaal onder zijn hoede. Hij onderhield het contact met de leveranciers, interne collega's en rapporteerde aan de interne stuurgroep die zich bezighoudt met de herinrichting."

Vier taken

Van Oorschot legde vier taken neer bij de BCONN-expert. De belangrijkste was het begeleiden van de herinrichting van de ICT in het hoofdkantoor. Dit behelsde onder meer de aanleg van een Wi-Fi-netwerk, de uitrol naar laptops, de installatie van beveiligde flexplekken en de implementatie van technische vergadervoorzieningen. Daarnaast begeleidde Hans de verhuizing en installatie van de ICT in het tijdelijke onderkomen. Ook moest hij de netwerkverbinding naar de zestig DELA-vestigingen in het land laten vervangen en werd hij verantwoordelijk voor de overstap van ISDN- naar VoiP-telefonie.

De herinrichting van het hoofdkantoor van DELA verliep niet probleemloos. De bouwaannemer ondervond diverse tegenslagen, zoals de onverwachte vondst van asbest. Daardoor liet de oplevering op zich wachten en ontstond maandenlange vertraging voor het ICT-team. De vertraging gaf ruimte om de verschillende trajecten naast elkaar te laten lopen.

Binnen budget en tijd

Het lukte hem om binnen budget en doorlooptijd te blijven, ondanks de vertraging. De aannemer leverde het pand per verdieping op, waarna de verschillende IT-leveranciers per etage telkens twee weken de tijd hadden voor de IT inrichting. Daarna moest de werkvloer geschikt zijn om medewerkers te huisvesten. Door deze tijdsdruk was veel afstemming nodig tussen projectleider, stuurgroep, aannemer en leveranciers.

"Door de goede afstemming van Hans is het gelukt om alles op tijd klaar te hebben", besluit Van Oorschot. "Het is een hele opgave om alles precies op het juiste moment te kunnen leveren. Inmiddels zijn we allemaal terug in het vernieuwde pand. We werken vanaf flexplekken en iedereen is tevreden. De laatste openstaande punten worden nu opgepakt. Qua IT is de herinrichting voorspoedig verlopen."

Download pdf-bestand