Drie nieuwe features in Microsoft Teams vergroten creativiteit

Posted on Posted in Digital Workspace, Modern Datacenter & Cloud, Services

Het afgelopen jaar hebben we veel geleerd over werken op afstand en we herkennen allemaal dat spontane creativiteit en samenwerking een uitdaging is. We missen de gesprekken in de gang die plaatsvonden op weg van en naar meetings, het creëren van nieuwe spontane ideeën tijdens de ochtendstart of met zijn allen rond een whiteboard om het gesprek visueel vast te leggen. Je mist ook de non-verbale signalen die van belang zijn om bijvoorbeeld emoties te interpreteren.

Microsoft onderkent dit en bedenkt telkens nieuwe oplossingen om de creativiteit te stimuleren met nieuwe middelen in Microsoft Teams. We bespreken hier drie nieuwe features die je misschien nog niet kent, maar waar je direct gebruik van kan maken:

Microsoft Whiteboard: creatief samenwerken in Microsoft Teams
Het is gemakkelijk om een whiteboard tevoorschijn te halen en ideeën te delen. Druk tijdens de Teams-vergadering op de knop “delen” en je ziet Whiteboard verschijnen tussen de opties.

Selecteer en laat de brainstormsessie beginnen. Je kan tekst opmaken, plaknotities maken, je agenda opschrijven en meer. En je hoeft niet zoals bij een fysiek whiteboard een foto te maken als naslagwerk. Alles wordt namelijk automatisch opgeslagen zodat je team ernaar kan verwijzen en de inhoud bewerken.

Het is ook eenvoudig om whiteboards voor de vergadering voor te bereiden. Dubbelklik gewoon op de uitnodiging voor een vergadering in de Teams-agenda, klik op het tabblad “Whiteboard” en bereid het whiteboard voor. Wanneer de vergadering begint, bevindt de vooraf voorbereide whiteboard zich al in de vergadering.

Voor projecten en discussies op langere termijn kun je een whiteboard toevoegen aan een Teams-kanaal. Nu is het whiteboard toegankelijk voor de leden van het kanaal en kunnen ze deze op elk gewenst moment bekijken en bijwerken, zodat doorlopende brainstorm en samenwerking mogelijk is. Klik gewoon op de knop “+” bovenaan een Teams-kanaal om een tabblad toe te voegen, zoek naar “Whiteboard” en volg de aanwijzingen om je whiteboard een naam te geven. Je kan optioneel een bericht posten om iedere deelnemer in het kanaal te laten weten dat Microsoft Whiteboard nu is ingeschakeld.

Wanneer je je in een grote vergadering bevindt, zoals een all-hands-sessie, townhall of trainingssessie, kun je break-out sessies in Teams gebruiken voor kleinere groepsgesprekken. Bovendien is het gemakkelijk om voor elke sessie een speciaal whiteboard te maken. Wanneer je je bij een brainstormruimte hebt aangemeld, selecteer dan Microsoft Whiteboard onder “Inhoud delen” en voilà, ieder subteam kan aan de slag.
Opmerking: de nieuwe Share-inhoudservaring is binnenkort beschikbaar. Om toegang te krijgen tot de volledige functionaliteit van Whiteboard, zoals sjablonen en nog veel meer, kun je de Whiteboard-applicatie op Windows 10 of iOS openen met de knop “Openen in app”.

Microsoft Polls: peilingen houden in Microsoft Teams en realtime feedback krijgen
Gebruik je Teams voor bijvoorbeeld een grootschalige trainingssessie, maandelijkse all-hands of les geeft in een afgelegen klaslokaal. Met Microsoft Polls in Teams-vergaderingen kunnen presentatoren realtime feedback krijgen en deelnemers in actieve deelnemers veranderen. Deze peilingen maken gebruik van de infrastructuur en mogelijkheden van Microsoft Forms om jouw virtuele vergaderervaringen te verbeteren. Zo zie je maar, Microsoft is echt bezig om van Teams een platform te maken dat alle – soms ongebruikte – mogelijkheden samen te brengen.

Als presentator of organisator van de vergadering kun je van tevoren peilingen voorbereiden. Ga gewoon naar de Teams-meetingchat of Teams-meetingdetails en voeg (via de + knop) de Forms-app toe als een tabblad om peilingen te maken. Dit tabblad krijgt automatisch de naam ‘Polls’.

Tijdens de vergadering kan de presentator of organisator een peiling starten zonder het vergadervenster te verlaten door eerst op het pictogram Formulieren bovenaan je Teams-venster te klikken. Alle voorbereide peilingen verschijnen in het rechterdeelvenster, van waaruit je kunt kiezen welke peiling je wil ‘starten’.

Na de vergadering kunnen de resultaten van de peiling rechtstreeks worden geëvalueerd op het tabblad “Polls”. Het is zelfs mogelijk de resultaten te exporteren naar een Excel-werkmap om bijvoorbeeld een analyse uit te voeren, met collega’s te delen of te bekijken in de Forms-app. Met de intelligentie en gegevensinzichten van Forms kun je de tijd die nodig is om peilingen te maken tot een minimum te beperken en actie te ondernemen op basis van de informatie die de peilingen hebben verzameld.

Powerpoint Live: vergroot de interactie tijdens je presentatie
Het “lezen van de ruimte”, het zien van de uitdrukkingen van mensen en natuurlijke interacties word moeilijker tijdens een virtuele vergadering. Om deze uitdaging aan te gaan, heeft Microsoft PowerPoint Live gemaakt in Microsoft Teams. Deze exclusieve en unieke ervaring komt zowel presentatoren als deelnemers ten goede, en biedt de rijke presentatiemogelijkheden van PowerPoint en de samenwerking van Microsoft Teams. Hierdoor krijgen deelnemers aan de vergadering de tools om te communiceren, betrokken te zijn en de meeting te volgen op een manier die bij hun behoeften past.

PowerPoint Live in Teams biedt alle tools die je nodig hebt om zelfverzekerd te presenteren. Je kunt nu notities bekijken, deelnemen aan chats en de deelnemers zien – allemaal in één weergave. Het is ook gemakkelijk om naadloos over te schakelen tussen presentatoren zonder lastige omschakelingen.

En het is niet alleen geweldig voor presentatoren, deelnemers kunnen ook communiceren met hyperlinks en video’s terwijl ze de inhoud in hun eigen tempo gebruiken. Dit herdefinieert de manier waarop mensen omgaan met presentaties en houdt deelnemers betrokken.

Start simpelweg een Teams-vergadering om aan de slag te gaan. In plaats van een PowerPoint-deck te openen en je scherm te delen, kun je de voordelen van PowerPoint Live ontgrendelen door een recent bestand te kiezen of een bestand te uploaden onder het PowerPoint Live-gedeelte van de nieuwe en verbeterde Share-inhoud in Teams.

Microsoft ontwikkelt in een enorm tempo nieuwe mogelijkheden om de interactie en creativiteit voor teams te verbeteren. Whiteboard, Polls en Powerpoint Live zijn mooie features die hierin bijdragen. Meer hierover weten? Neem contact op met:

Jeroen Kamps
Manager ICT Services
jeroen.kamps@bconn.nl
06 21 19 27 91