Internationaal projectmanagement is “open en transparant communiceren.”

Posted on Posted in Algemeen, Professionals

Joris Moolenburgh is projectmanager en heeft afgelopen periode voor een grote financiële dienstverlener internationale projecten gedaan. Hierdoor werkte hij met teams uit veel verschillende landen en kwam in aanraking met grote cultuurverschillen. We vragen hem over zijn ervaring en horen graag tips uit de praktijk over internationale samenwerking.

Wat waren dit voor projecten?
Deze projecten hadden voornamelijk te maken met het vernieuwen en verbeteren van tienduizenden werkplekken in meer dan 30 landen. Om dat te realiseren moest ik samenwerken met teams uit verschillende continenten en dus andere culturen.

Kun je wat meer over die cultuurverschillen zeggen?
Jazeker. Ieder land vraagt wel zijn specifieke aanpak. In sommige culturen bestaat het antwoord “nee” niet. Dat is immers gezichtsverlies. Gevolg is: “ja” zeggen, maar “nee” doen. In andere landen staat werk bijvoorbeeld niet centraal. Lukt iets niet vandaag, dan is er morgen weer een dag. Wij worden vaak toch als té direct, bot ervaren. In sommige landen moet je kritiek echt met een fluwelen handschoen benaderen, anders wordt de lijn gewoon verbroken.

Wat heb je hieruit globaal geleerd?
Internationaal werken, zeker in deze tijd, betekent samenwerken op afstand. Je kent elkaar niet persoonlijk en dat maakt het lastiger. Zeker als projectmanager moet je wel de boel vooruit krijgen. In zijn algemeenheid merk ik dat wanneer je open en transparant communiceert je toch veel voor elkaar krijgt. Vergeet ook niet voortdurend na te vragen hoe de acties ervoor staan en waar zij nog hulp bij kunnen gebruiken.

Wat bedoel je precies met open en transparant?
Je moet heel goed uitleggen wat het belang van het project is. Dat is één. Als dit niet helder is, dan merk ik gewoon dat de aandacht van het team naar andere zaken uitgaat en er niks gebeurt. Soms plan ik zelfs extra lang een meeting in, om juist die aandacht te krijgen. Het beeld bij de ontvanger kan anders zijn: “Oh, een korte meeting, het zal dan niet belangrijk zijn.” En dan komen mensen niet eens opdagen. De werkdruk is in sommige teams zo hoog dat die teams op die manier keuzes maken, om wel of niet ergens aandacht aan te geven. Wat ik ook belangrijk vind, is dat je dagelijks een stand-up met het projectteam hebt. Dat is een korte call. Wat is het plan vandaag? Zijn er issues? Heb je daar hulp bij nodig? Vervolgens zet je acties uit. En tussentijds checken. Heel belangrijk. Soms wel 2 of 3 keer per dag.

Nog een laatste tip?
Goede voorbereiding. Verdiep je van tevoren in de cultuur, gewoonten en gebruiken bij de mensen waarmee je gaat samenwerken. Leuk om te doen ook. Het geeft mij althans een beetje een vakantiegevoel. Door je hierin te verdiepen kun je hier rekening mee houden en zorgt wederzijds voor meer begrip en minder frustratie. Je krijgt mensen namelijk makkelijker mee als je hen benadert op een manier die zij gewend zijn.

Zo zie je dat iedere cultuur zijn eigen aanpak heeft. En als je hier ervaring mee hebt, scheelt dat enorm in effectiviteit. Maar bovenal blijf ik erbij dat als je open en transparant communiceert met mensen, ongeacht waar zij vandaan komen, je een goede basis hebt voor een succesvolle samenwerking.