IT-projecten in coronatijd: “De synergie staat onder druk!”

Posted on Posted in Algemeen

We zijn inmiddels alweer een half jaar aan het thuiswerken met z’n allen. Een vreemde situatie voor iedereen en het ziet er niet naar uit dat dit op korte termijn verandert. Kantoren zijn beperkt geopend en de thuiswerkperiode is veelal verlengd tot volgend jaar. Wat betekent dit voor de uitvoeren van IT-projecten? Onze agile projectmanager Edwin ter Voorde spreken we over zijn ervaring in de praktijk.

Hoe ziet jouw werk er tegenwoordig uit?
Voornamelijk digitale teammeetings. Vanuit huis zijn veel zaken goed te regelen en te organiseren. Voorwaarde is uiteraard wel dat je beschikt over een goede internetverbinding en collaboration tools. Je bespreekt net als op kantoor de reguliere agendapunten, verdeelt acties en iedereen kan weer verder aan de slag. Mensen verliezen geen tijd met files, dus je merkt ook dat zeker in de ochtend de teammeetings op tijd starten. Wat je verder merkt is dat juist de eenvoudige dingen meer tijd kosten dan voorheen. Voorheen liep je naar iemand toe met een vraag en kreeg je direct antwoord. Nu moet je voor veel zaken een meeting plannen en dat kost gewoon extra tijd.

Kun je hiervan een voorbeeld geven?
Als er bijvoorbeeld een klein issue is met een website die niet reageert, loop je normaal gesproken naar het verantwoordelijke team. Je zet hen in een hok bij elkaar en je lost het probleem direct op. Weer onderweg naar je plek, stem je nog even wat met anderen af. Nu moet je een meeting inplannen. Niet iedereen reageert direct en niet iedereen is beschikbaar. Voordat je het weet ben je een paar uur verder. Wat eerst in 10 minuten was gepiept, duurt nu 2 uur!

Hoe gaan al die online teammeetings?
Op zich gaat het wel. Je kunt acties prima bespreken en taken verdelen. De team meeting moet dan niet te groot zijn. Je merkt dat mensen dan snel zijn afgeleid en tussendoor iets anders doen. Tenminste, daar lijkt het op, want je ziet en hoort de ander niet. Achteraf merk je het echter wel als bepaalde taken niet gedaan worden, omdat tijdens de meeting niet goed is opgelet. Ik heb mijzelf daarom aangewend om, strikter dan ik gewend was, na elke meeting gemaakte afspraken vast te leggen en rond te sturen. Bovendien is het goed om na zo’n grote meeting ter verificatie nog contact te zoeken met de belangrijkste stakeholders. Je mist immers een groot deel van de non-verbale communicatie en zelfs met de camera aan is het interpreteren van emoties vrij lastig. Dus een extra check is zeker zinvol.

Wat mis je?
Teamwork! Dat maakt mijn werk zo leuk: met een team mooie projecten realiseren en succes te vieren. De synergie staat onder druk! Een belangrijke kracht van agile werken is juist teamspirit: samen werken aan oplossingen, voor elkaar dingen doen, goede discussies voeren en elkaar aanmoedigen. Dat gaat nu toch anders. Mensen zijn geen robots en houden, net als ik, van persoonlijk contact. Naar mijn idee is dat cruciaal om die spirit voor elkaar te krijgen. Nu gaan veel zaken via e-mail, op afstand. Maar goed, het is voor nu niet anders. We moeten roeien met de riemen die we hebben en die zijn zo slecht nog niet. Bij belangrijke changes laten we als tijdelijke oplossing de online teammeeting open staan, zodat je elkaar toch snel even kan aanschieten. Dat helpt.

Verder mis ik het gesprek bij de koffiemachine. Naast een stukje gezelligheid worden precies daar juist de laatste nieuwtjes gedeeld.

Wat is echt (te) lastig?
Het oplossen van complexe problemen. Normaal gesproken heb je dan een whiteboard sessie met elkaar en teken je alles uit met een goede oplossing en discussie als gevolg. Heerlijk! Dit gaat online niet echt lekker. Het duurt allemaal veel langer, tekenen is toch lastig en de flow voor het bedenken van de beste oplossing komt niet goed op gang. Voorheen, kon je veel beter non-verbale signalen interpreteren, waardoor knelpunten gemakkelijker bespreekbaar werden gemaakt. Bij complexe zaken is het dus echt beter om die fysiek te bespreken.

Conclusie. Wat is jouw overall ervaring?
Met behulp van de huidige digitale mogelijkheden gaat het prima om op afstand samen te werken. Er is wel extra afstemming nodig, waarbij je afspraken goed dient vast te leggen om ruis te voorkomen. Wat ik mis is een stuk teamspirit zoals je die hebt met elkaar op kantoor. Het vieren van succes is toch anders geworden. Ik denk wel dat thuiswerken iets is dat niet meer weg gaat en een plekje opeist in het werk als we straks weer “gewoon” naar kantoor mogen.