Microsoft kondigt Teams Connect aan

Posted on Posted in Digital Workspace, Professionals, Services

Microsoft Teams is het platform waarop je kan samenwerken met je collega’s. Hier kun je verschillende teams maken, afgestemd op jouw gebruik of dat van je teams. Kanalen kunnen worden gebruikt om werkruimtes te structureren, binnen je organisatie kun je collega’s toevoegen, eenvoudig documenten delen, gesprekken starten, videocalls opzetten en nog veel meer. Bij het creëren van een nieuw kanaal kan je nu alleen kiezen tussen standaard- en privékanalen. Dat gaat binnenkort veranderen met Teams Connect. Met Teams Connect kun je kanalen delen met iedereen, intern en extern. Hieronder vertellen we je iets meer over de voordelen van Teams Connect.

Externen hoeven niet in het gehele team
Collega’s delen allerlei bestanden en documenten terwijl ze hun dagelijkse taken uitvoeren. Daarnaast is er waardevolle informatie en nieuws opgenomen in verschillende gesprekken in Teams-kanalen. Voorheen moest je een extern contact voor het hele team uitnodigen, dit is niet meer nodig. Je kunt nu rechtstreeks vanaf een specifiek gedeeld kanaal bestanden delen, gesprekken starten en videogesprekken met iedereen opzetten (intern of extern). Dit bevordert niet alleen het gebruiksgemak maar verhoogt ook de beveiliging. Normaliter had deze persoon namelijk direct toegang tot alle content binnen het Team, nu alleen tot het specifieke kanaal.

Verbeterde beveiliging
Vaak kunnen externe gebruikers om veiligheids- of nalevingsredenen niet voor het team worden uitgenodigd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gevoelige informatie of bestanden. Daarom is het natuurlijk gedrag van medewerkers om via een ander kanaal met externen te communiceren. Dit kan e-mail, instant messenger of een ander communicatiemiddel zijn. Het resultaat is een hoger risico op datalekken en een nachtmerrie op het gebied van governance. Je weet niet welk bestand waar terecht komt.

Gedeelde kanalen voor Microsoft Teams lossen dit probleem nu op. Op dezelfde plek als waar je met collega’s of teamleden communiceert is het ook mogelijk om met je externen contacten (partners, klanten, leveranciers) te communiceren. En dat zonder dat je hoeft na te denken over het wisselen van de ene applicatie naar de andere.

Doorbreek de clusters van samenwerking
Met gedeelde kanalen kun je een specifiek kanaal met meerdere teams delen. Bijvoorbeeld om aankondigingen binnen je bedrijf met meerdere afdelingen te delen. Heb je net een nieuwe deal of klant gescoord dan kun je dit makkelijk op deze wijze kenbaar maken. Laten we alle functies van gedeelde kanalen in Microsoft Teams eens bekijken aan de hand van echte voorbeelden.

Sales proces
Stel je de situatie voor waarin jouw verkoopafdeling de communicatie met je belangrijkste klanten moeten beheren en relaties moet ontwikkelen. Tijdens hun dagelijkse communicatie delen zij verschillende soorten informatie, zoals productupdates, presentaties of nieuws over de organisatie. Gedeelde kanalen zijn dan een ideale plek om dit te doen, waarbij één kanaal specifiek gewijd wordt aan communicatie met de klant. Alle andere kanalen zijn bedoeld om intern samen te werken met het team. In plaats vanuit Microsoft Teams naar een andere tool te moet gaan, kun je ze gewoon uitnodigen voor een specifiek gedeeld kanaal.

Projectmanagement
Als projectmanager kun je tientallen projecten tegelijk managen. Je moet niet alleen kijken naar de ontwikkeling en succesvolle uitvoering van het project, maar ook zorgen voor naleving van deadlines, rapportages en communicatie met verschillende doelgroepen. Maak gedeelde kanalen voor snelle communicatie met projectexperts of externe doelgroepen. Om de communicatie te vergemakkelijken met diegenen die niet alle gesprekken die tijdens het projectmanagement ontstaan, hoeven te volgen. Je kunt bijvoorbeeld intern overleggen met experts op het gebied van projectkwaliteitsborging.

Samenwerkingsproces
Een ander voorbeeld voor het gebruik van gedeelde kanalen is de mogelijkheid om effectieve communicatie met partners op te bouwen. Creëer een gedeeld kanaal voor het productontwikkelingsteam en nodig de belangrijkste partners hiervoor uit. Op deze manier kun je eenvoudig informatie over product, productpresentaties of bedrijfsnieuws met hen delen. Bescherm interne bestanden en zorg tegelijkertijd voor effectieve communicatie en deel snel essentiële informatie op één plek.

Microsoft Teams-sjablonen met gedeelde kanalen
Om het gebruik van Teams nog makkelijker te maken is het mogelijk om zogenaamde Teams Templates aan te maken. Hierbij wordt een standaard team aangemaakt met kanalen, apps en instellingen die je wilt gebruiken. De volgende keer dat je een Team aanmaakt kun je direct deze template selecteren en heb je een standaard indeling. Super makkelijk en je hebt altijd een uniforme indeling.

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Wil je meer weten over de mogelijkheden van Microsoft 365?

Neem dan contact op met:

Jeroen Kamps
Manager ICT Services
jeroen.kamps@bconn.nl