Outsourcing betekent intensief samenwerken

Posted on Posted in BCONN Nieuws


Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun ICT-omgeving uit te besteden aan een leverancier. Wat zijn de beweegredenen voor bedrijven om hun IT buiten de deur te zetten? Gaat dat inderdaad zo gemakkelijk zoals zo vaak voorgespiegeld wordt? En waar moeten we op letten bij zo’n overstap?

Edwin ter Voorde werkt al meer dan 20 jaar als projectmanager en heeft veel ervaring met outsourcing. Hij heeft zowel aan de kant van de uitbesteder als van leverancier gewerkt. Hij kent vanuit beide zijden goed welke kansen en valkuilen je kunt tegenkomen in zo’n samenwerking. In het volgende interview wordt hem gevraagd naar zijn ervaring in de praktijk.

Waarom is outsourcing zo populair?

Bij outsourcing laat je een andere partij het werk doen. Voor veel bedrijven klinkt dit aantrekkelijk. IT is vaak niet de core business en wordt geregeld als last ervaren. Door IT uit te besteden ben je van die zorg af en heb je meer tijd voor je eigen expertise. Dat klinkt natuurlijk aantrekkelijk. De leverancier is er dan vooral om je te ontzorgen. In de praktijk zie je echter al snel een verschil in perceptie van de mate waaruit dat bestaat.

Wat bedoel je hiermee precies?

De mate van ontzorgen. Daar kunnen grote verschillen in zitten. Je kunt bij ontzorgen het idee hebben dat je zelf helemaal niets meer hoeft te doen, maar dat is in de praktijk niet zo. In feite kun je outsourcing vergelijken met een normale verhuizing naar een nieuwe woning. Het verhuisbedrijf ontzorgt je door de verhuizing voor je uit te voeren. Maar je zal zelf toch nog steeds iets moeten doen. Al is het maar het opnieuw inrichten van de kastjes van het nieuwe huis. Zelfs dat kan je overigens uitbesteden, maar daar hangt wel een ander prijskaartje aan. Hoe meer je uitbesteedt hoe duurder het wordt. Het moet uiteindelijk wel betaalbaar blijven. Zeker gezien het feit dat kostenbesparing geregeld een motief is. Bovendien blijkt in de praktijk dat niet te lukken. Je betaalt bij outsourcing voor een dienst en veranderingen op de IT-omgeving en niet meer voor de beheerder die al deze veranderingen doorvoerde. Na outsourcing zijn kosten daarmee inzichtelijker geworden. Of het daarmee echt goedkoper is geworden? Dat is nog maar zeer de vraag. Primair vind ik het geen goede motivatie voor outsourcing.

Wat moet je dan wel doen?

Ik zou zeggen: een goede voorbereiding is het halve werk. Kijk, een verhuizing is uiteindelijk altijd gedoe. Onderken dit. Zorg vooraf dat je de boel zelf op orde hebt: garbage in is garbage out. Als je een rommelig huis hebt en je gaat verhuizen, is het na de verhuizing opnieuw een rommeltje. Een voorbeeld in IT kan zijn dat er Active directories aan elkaar zijn geknoopt, die later toch weer losgetrokken moeten worden. Dat is lastig en kostbaar achteraf. Dus: vooraf opruimen, dan verhuizen.

Belangrijk is om vooraf zaken met de leverancier goed af te stemmen. Realiseer je dat de leverancier graag verhuist naar hun standaard omgeving. Op die manier kunnen zij de omgeving goed beheren en blijft het betaalbaar. Als van de standaard afgeweken wordt, dan is het maatwerk en wordt het duurder. De nieuwe werkplek komt er vaak anders uit te zien. Office365 is bijvoorbeeld populair. Deze web-based manier van Office geeft een andere user experience dan de on premise versie. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor Sharepoint. Documenten kunnen na de transitie op een andere plek staan. Hierover moet je wel goede afspraken maken met elkaar. Je kunt wel documentatie opleveren, maar mensen lezen dat vaak niet voldoende. En omdat niet alles hetzelfde is en de mensen zich deze nieuwe omgeving eigen moeten maken, komen er toch allerlei vragen. Krijgen mensen training? Is die training individueel of klassikaal? Is er onsite support? Dus opnieuw… aan alles hangt een prijskaartje. Let daarop!

Bij een slechte afstemming komt de relatie met de leverancier al snel onder druk en wordt het getouwtrek wie wat moet doen. De samenwerking kan zelfs ontaarden in een strijd. En dat was nou net niet de bedoeling. Je wilde ontzorgd worden…

Hoe voorkom je zo’n situatie?

Ik denk dat je je bij outsourcing goed moet realiseren dat je niet de boel over de schutting gooit, zodat je ervan af bent, maar juist een nieuwe samenwerking start met een partij die verstand van IT heeft. Bij succesvolle uitbestedingen zie je dat die samenwerking intensief is en dat deze samenwerking geleidelijk is veranderd. Er worden zaken vooraf goed afgestemd met elkaar. Er worden duidelijke afspraken gemaakt. Je komt als bedrijf in de regierol terecht. Deze nieuwe rol, die een andere manier van samenwerken met zich mee brengt, voelt vaak nog onwennig en gaat ook niet in een keer goed. In plaats van zelf aan de knoppen te zitten moet je een leverancier aansturen. Dat vergt aanpassing en geduld. Doe zaken stap voor stap en gun jezelf de tijd om in deze rol te groeien.

Dus?

Outsourcing betekent intensief samenwerken, zowel in de voorbereiding als tijdens – en na de transitie. Dat wordt in de praktijk eigenlijk altijd onderschat. Zorg dat je vooraf zelf de boel op orde hebt en dat je goed weet wat je precies, op welke manier, wilt uitbesteden. Als dit helder is, zorg dan voor een goede voorbereiding en afstemming met je leverancier. Realiseer je dat de nieuwe omgeving er anders uit komt te zien en dat gebruikers hier veel vragen over gaan stellen. Zorg ervoor dat zij de juiste hulp geboden krijgen. Een verhuizing is altijd gedoe, maar probeer de overlast zo goed mogelijk te beperken door hierover goed te communiceren. Verwacht niet dat het met uitbesteden goedkoper wordt, realiseer dat je regie moet gaan voeren mede omdat jij de wensen van de eigen business het best kunt verwoorden. De technische expertise beleg je bij een ander en de ruimte die hierdoor ontstaat, biedt vaak nieuwe mogelijkheden voor het focussen op je eigen expertise. Daarin schuilt naar mijn idee het grote voordeel.