Pas op voor de schizofrene werkplek!

Posted on Posted in BCONN Nieuws

Gino van den Dungen is technisch consultant Digital Workspace bij BCONN ICT. Vanuit de praktijk ziet hij dat in het digitale tijdperk van nu gebruikers steeds meer eisen stellen aan een moderne werkplek. “Saas oplossingen bieden de uitkomst”, wordt gezegd. Goedkoop en een betere “user experience”. Maar is dat daadwerkelijk zo? Of is het niet alles goud wat er blinkt?

Gino, jij werkt al jaren op dit terrein. Herken jij dit?
Jazeker. Ik zie dat steeds meer bedrijven Saas oplossingen aanschaffen. Saas kan een oplossing bieden, maar niet altijd. Saas applicaties vereisen namelijk veel meer van je internetverbinding. Niet alleen bandbreedte, maar ook een lage latency is belangrijk. Dan hebben we het nog niet over DNS en andere zaken. Als dit niet goed op orde is zal de gebruikerservaring niet optimaal zijn. Je ziet ook dat Microsoft in Office 365 dit probeert op te vangen door data lokaal de cachen. Dit werkt echter niet goed in omgevingen waar gebruikers roamen tussen verschillende werkplekken. Er zijn al partijen die een gat in de markt zien en dit probleem oplossen.

Wanneer Saas oplossingen data moeten uitwisselen kan je ook tegen onverwachte zaken aanlopen. De koppeling met Saas applicaties blijft nog vaak maatwerk. Verder is security hierbij ook zeer belangrijk. Denk verder nog aan SSO en je ziet dat het steeds complexer wordt.

Wat ik vaak zie is dat snel voor Saas oplossingen wordt gekozen uit onvrede met de huidige situatie. Deze is dan bijvoorbeeld niet stabiel, niet flexibel te duur en niet goed schaalbaar. Dit kan echter ook veroorzaakt worden doordat de omgeving niet goed ingericht is. Met behulp van een goede inrichting valt nog veel winst te halen en wordt een hoop ellende voorkomen. Ook met Saas applicaties blijft goed IT-personeel heel belangrijk. Bovendien zie ik vaak dat er snel keuzes worden gemaakt, zonder over de consequenties nagedacht te hebben. De nieuwe oplossing vervangt niet volledig alle legacy applicaties, waardoor je hier alsnog jaren mee te kampen hebt. Er ontstaat dan als het ware een schizofrene werkplek.

Een schizofrene werkplek?
Ja, je hebt dan aan de ene kant een heel moderne omgeving met Saas aan de ene kant en aan de andere kant nog los gepubliceerde oudere apps. Je hebt dan eigenlijk verschillende omgevingen naast elkaar draaien. Op die manier heb je nog steeds geen goede gebruikerservaring. Je moet vaak op verschillende portalen inloggen en de integratie tussen de verschillende applicaties laat veelal te wensen over. En als je vooraf niet goed nadenkt, kom je al snel in zo’n soort situatie terecht. Dat wil je niet.

Hoe moet je dat voorkomen?
Naar mijn idee is het verstandiger om vooraf een goed beeld te schetsen hoe de moderne werkplek eruit moet zien. Dat kan een beeld zijn dat pas over 3 jaar gerealiseerd moet worden. Vanuit dat beeld kan je vervolgens terug redeneren welke stappen er gezet moeten worden om dat doel te realiseren. Het is bovendien beter om niet vanuit een technische uitvraag maar juist vanuit een functionele uitvraag de nieuwe werkplek te definiëren.

Een functionele uitvraag?
Ja, daar bedoel ik mee dat je een beschrijving maakt wat de nieuwe werkplek de gebruikers moet kunnen bieden. Vervolgens ga je de vertaalslag maken naar de techniek en de hoe vraag beantwoorden. Je stelt in dat geval een doelarchitectuur op, zodat je beter in staat bent om de juiste keuzes in de juiste volgorde te maken. Stap voor stap werk je dan richting je doel. Ik verwacht dat je je dan richting een hybride omgeving ontwikkelt.

Hoe ziet zo’n hybride omgeving eruit?
Je werkt vanuit één portal die je toegang geeft tot al jouw applicaties en data. Of het nou aangeboden wordt vanuit de cloud, VDI of lokaal, maakt niet meer uit. En je hoeft maar één keer in te loggen. Dat scheelt ook. Deze portal fungeert als een soort schil over de verschillende soorten apps en data heen, waardoor de gebruiker het gevoel heeft dat hij binnen één omgeving werkt en nauwelijks in de gaten heeft op welke manier de app wordt ontsloten. Er zijn inmiddels al verschillende technologiebedrijven die zo’n product aanbieden. Dergelijke oplossingen zijn behoorlijk complex en er wordt een flink beroep gedaan op de technische expertise van de technisch consultant. Deze nieuwe producten zijn volop in ontwikkeling, maar nog niet perfect.

Wat is jouw advies?
Mijn advies is vooral stap voor stap te werken naar zo’n hybride werkplek. Ik verwacht dat we de komende jaren nog geen afscheid zullen nemen van alle legacy applicaties. Belangrijk is dat je planmatig werkt en een goed beeld hebt hoe de nieuwe werkplek eruit moet zien. Natuurlijk biedt Saas nieuwe mogelijkheden, maar ook bij deze vorm van aanbieden van applicaties zijn nog een hoop uitdagingen. Het is nieuwe technologie en nog lang niet helemaal uitgekristalliseerd. Goed vooraf nadenken en het hebben van een beetje geduld is misschien wel mijn beste advies. Laat je vooral niet gek maken.