“Projectmanagement lijkt net een balanceeract”

 

 

Senior Projectmanager Jeroen van der Heiden is momenteel betrokken bij de fusie van twee grote organisaties met in totaal 10.000 werkplekken verdeeld over 500 locaties in Nederland. Naast het samenvoegen van de IT-afdelingen en -infrastructuur spelen er organisatiebreed tal van projecten die impact hebben op IT. Het is een complexe operatie met veel factoren die van invloed op elkaar zijn en op de één of andere manier in harmonie moeten samengaan. Jeroen vertelt over zijn werk en wat volgens hem goed projectmanagement inhoudt.

 

Waar ben je zoal mee bezig?

Mijn werk is heel divers. Ik ben als een soort spin in het web bij vele projecten betrokken. Vaak beïnvloeden deze elkaar en dien je in je planning hier rekening mee te houden anders loop je het risico op vertraging. Daarbij begeleid ik ook de andere projectmanagers en IT-teams, zodat alle projecten optimaal kunnen worden gepland voor de organisatie(s) zonder dat de dagelijkse operatie in het gedrang komt. Resourceplanning is eveneens belangrijk bij fusies van dergelijke omvang. Je hebt min of meer te maken met losse IT-organisaties die ieder hun eigen manier van werken hebben. Jij moet ervoor zorgen dat ze niet alleen samen optrekken maar ook één geheel worden. Zo voorkom je eilandjes.

 

Je zegt dat planning belangrijk is. Hoe zorg je daarvoor?

In overleg met de Manager Operations zorg ik voor een goede planning: wie doet wat en wanneer? Sommige projecten kunnen pas starten als andere projecten afgerond zijn. Prioriteiten stellen is hierbij belangrijk. Iedere afdeling vindt natuurlijk zijn eigen project het belangrijkst, maar je kunt als IT niet alles tegelijk. Je moet dan stevig in je schoenen staan als projectmanager en soms een “nee” verkopen. Tenzij bijvoorbeeld de directie ergens voorrang aan geeft, dan dien je hier gehoor aan te geven en het in te passen in de planning. Je moet dus wel iets van flexibiliteit in je planning houden voor onvoorziene omstandigheden.

 

Hoe houd je het overzicht?

Je moet goed weten wat er organisatiebreed gaat veranderen. Iedere verandering heeft vaak impact op de IT-dienstverlening. Als je vooraf weet wat de plannen van een afdeling zijn, kun je alvast een inschatting maken wat dit voor gevolgen heeft voor IT.

 

Kun je hier een voorbeeld van geven?

Zo was er onlangs een rebranding gestart van de gehele organisatie. De naam en het logo van de nieuwe organisatie is natuurlijk belangrijk, maar deze rebranding heeft ook direct impact op IT. De huisstijl, de handtekeningen in de e-mail en dergelijke dienen aangepast te worden. Dat doen wij en dat moet je wel goed plannen.

 

Welke uitdaging heb je op dit moment?

Er wordt nu gewerkt aan tientallen projecten tegelijkertijd. Projectmanagement lijkt net een balanceeract. Zo zijn we nu aan het beoordelen welke systemen blijven en welke uitgefaseerd moeten worden. Verder zijn we bezig met de implementatie van HelloID, een IAM-tool. Ook zijn we eerst druk geweest met het samenvoegen van twee Microsoft 365 Tenants als randvoorwaarde voordat er gestart kon worden met de implementatie van SOO en IAM. Dit blijft niet alleen beperkt tot de tenant, maar heeft ook raakvlakken met koppelingen met het financiële systeem, HR en bestaande on-premises applicaties. Een hele puzzel dus. Daarom is ook de inzet van E-SSOM onderdeel van dit project om ervoor te zorgen dat er nog in legacy applicaties kan worden ingelogd met behulp van een ADFS-koppeling. En o ja, de organisatie is tussen dit alles door ook nog gemigreerd naar één AFAS-omgeving en maken we de overstap naar een nieuw ERP/CRM pakket. En zo zijn er nog organisatie specifieke applicaties die goed aangesloten moeten worden op HelloID. Zo krijg je een beetje een indruk waar we mee bezig zijn. Totaal gaat het om zo’n 25 tot 30 projecten.

 

Om al die schoteltjes in de lucht te houden, wat is volgens jou belangrijk voor succes?

Wat ik heb geleerd in de afgelopen jaren is dat bij infraprojecten een technische achtergrond belangrijk is. De samenhang van verschillende systemen en componenten begrijp je daardoor goed. Je weet hoe dingen in elkaar zitten, kent de concepten en kan zo veel beter inschatten wat de impact is van bepaalde keuzes. Zo voorkom je ook een boel ellende.

 

Projectmanagers zonder technische achtergrond zie je dan vaak uitgaan van de mening van een engineer en varen daar vervolgens blind op. Dat is niet verstandig, omdat zij vaak niet het grotere plaatje in beeld hebben en de impact niet goed kunnen overzien. Met andere woorden: de juiste keuze en impactanalyse is de verantwoordelijkheid van een projectmanager.

 

Zorg er bovendien voor dat je je team goed kent. Ken ieders talent en zet ze in hun kracht. Weet ook hun aandachtspunten en behoedt hen voor de valkuilen. Zo voorkom je geknoei waarbij van alles geprobeerd wordt, maar niets opgelost wordt. Uiteindelijk is het realiseren van projecten geen onemanshow maar een teamprestatie.