Wat maakt een online bijeenkomst tot een succes?

Posted on Posted in BCONN Vacatures

In deze tijd van thuiswerken vanwege het coronavirus gaan we voor de voortzetting en afstemming van het werk veelvuldig gebruik maken van online bijeenkomsten. Maar hoe zorg je ervoor dat een conference call of een andere online meeting een succes wordt? Hier volgen enkele eenvoudige en praktische tips:

Voorbereiding
Check van tevoren je internetverbinding en de inlogprocedure en neem alvast de stappen door, zodat je ontspannen en gerust op tijd kan deelnemen aan de online bijeenkomst. Voor sommige calls moet je een tool downloaden, zorg dat je dat alvast hebt gedaan, zodat de start makkelijk verloopt.

Rustige werkplek
Zorg ook dat je thuis op een rustige en afgesloten plek zit, om eventuele achtergrondgeluiden te voorkomen. Laat het thuisfront ook weten dat je een bepaalde tijd in een online meeting zit en echt niet bereikbaar bent. Check ook bij een video conference jouw achtergrond als je in beeld komt. Deze moet niet afleidend zijn voor de online deelnemers.

Op tijd
Spreek met elkaar af dat iedereen goed op tijd inlogt en start met de online bijeenkomst. Niets is zo verwarrend als iemand zonder bericht niet op tijd van zich laat horen en je allemaal op elkaar zit te wachten. Haak je als online deelnemer te laat aan, dan kan dat zeer storend werken voor de online meeting en heb je wellicht belangrijke informatie gemist.

Agenda
Zorg dat er een agenda is voor de online bijeenkomst, zodat iedereen zijn input en gedachten kan voorbereiden en er een duidelijke structuur is voor de online bijeenkomst.

Leider
Benoem van tevoren een gespreksleider voor de online bijeenkomst, die het online gesprek volgens de agenda begeleidt en sturing geeft. Een goed gespreksleider eindigt de online bijeenkomst met een samenvatting van de smart afspraken, die met elkaar zijn gemaakt en mailt die na de meeting naar de deelnemers.

Voorstellen
Start de online bijeenkomst altijd met een rondje voorstellen om te checken of iedereen online aanwezig is en om eventueel kennis te maken mocht iedereen elkaar niet kennen.

Geduld
Tenslotte nog een laatste tip: wees geduldig, laat elkaar uitspreken, spreek niet door elkaar heen en laat de gespreksleider zijn werk doen om de online meeting goed te begeleiden.

Online elkaar ontmoeten en overleggen is naar mijn mening een prachtige tool die prima werkt en goed inzetbaar is met deze praktische tips. Ik wens je veel succes met deze mooie manier van online samenwerken, zodat we gezamenlijk de Nederlandse economie weer een stukje draaiend kunnen houden.