Vraag en antwoord over Power Automate

Posted on Posted in Digital Workspace, Services

Je hebt er misschien al wel van gehoord. Wat is het? Hoe werkt het? Wat kun je ermee? In dit artikel geven we antwoorden op vragen over Power Automate.

Wat kun je met Power Automate?
Power Automate is een automatiseringstool van Microsoft waarmee al onze data-analyse en applicaties geautomatiseerd kunnen worden geïntegreerd en gesynchroniseerd, met als doel de productiviteit en bedrijfsefficiëntie te verhogen.

Deze onlinedienst maakt – naast het automatiseren van processen en taken – het mogelijk om op een eenvoudige en intuïtieve manier functionele flows te creëren zonder dat je hoeft te programmeren. Met Power Automate kunt u twee of meer applicaties (vanuit Microsoft 365 of van derden) met elkaar verbinden en acties uitvoeren die de meest routinematige handelingen of bedrijfsprocessen automatiseren.

Zo kun je bijvoorbeeld automatisch gegevens tussen systemen verplaatsen, herinneringen over taken verzenden, gegevens vanuit API ondersteunen en taken vanaf een lokaal apparaat automatiseren.

Hoe zit het dan met Microsoft Flow?
Microsoft Flow was een Office 365-tool gericht op het verbeteren van de productiviteit van werknemers door meerdere taken te automatiseren en door verschillende cloudtoepassingen en -services te combineren. De creatie van deze geautomatiseerde workflows bood de mogelijkheid om meldingen te ontvangen, bestanden te synchroniseren en gegevens te verzamelen. Ten slotte besloot Microsoft deze tool een andere naam te geven en op te nemen in het Power Platform, zodat het onderdeel werd van de Microsoft Power Automate-structuur.

Is Power Automate ingewikkeld?
Aan de slag gaan met Power Automate app is eenvoudig, je hebt alleen een Microsoft 365 account en een webbrowser nodig. Dan ben je al klaar om te beginnen.

De app wordt geleverd met kant-en-klare sjablonen en aanbevolen stromen waaraan applicaties kunnen worden gekoppeld. De navigatie is erg intuïtief en daardoor is het perfect voor gebruikers met weinig of geen programmeerkennis.

Van Power Automate kun je bijvoorbeeld een stroom maken die de gegevens van een potentiële klant naar Dynamics stuurt. Of tweets vastleggen – met bepaalde parameters – en deze automatisch retweeten. Of documentbijlagen uit e-mail automatisch op OneDrive of SharePoint opslaan. Je kunt ook automatisch meldingen ontvangen op je smartphone. Enzovoort. De mogelijkheden zijn enorm.

Wat zijn connectoren in Power Automate?
Een ander groot voordeel van Power Automate is de integratie met andere diensten van Microsoft of andere leveranciers. Deze integratie met zogenaamde connectoren is bedoeld om dit mogelijk te maken. Er zijn 300 voor gedefinieerde connectoren, waaronder voor SharePoint, Outlook, Mailchimp, GitHub, Dropbox, YouTube en WordPress. De lijst met integraties wordt steeds groter en het stelt je in staat om met data in de cloud of on-premise te werken. Om Power Automate beter te begrijpen, lichten we de drie componenten toe:

Triggers
Dit is de input die de workflow(s) starten. Dit kan bijvoorbeeld een nieuwe e-mail zijn, of er wordt een nieuw document opgeslagen of er verschijnt een nieuwe video op het bedijfs YouTube-kanaal. Elke connector heeft minimaal één trigger.

Acties
Als het proces al is begonnen, moeten we bepalen welke acties we moeten ondernemen. Upload bijvoorbeeld een bestand naar OneDrive, start een goedkeuringsproces, maak een taak aan wanneer er een e-mail wordt ontvangen van een specifieke persoon. Elke stroom kan één of meer acties hebben.

Verbindingen
Dit derde element komt van pas als je twee applicaties met elkaar wil verbinden. De tool om vraagt ​​bijvoorbeeld van elke applicatie een login om te verbinden. Deze worden vervolgens versleuteld met Microsoft-beveiliging en kunnen eenvoudig verwijderd worden. Daardoor kun je data uit de ene applicatie – al dan niet bewerkt – in de andere applicatie beschikbaar maken of inlezen.

Wat zijn de voordelen van Power Automate?

  • Verhogen van productiviteit
    Medewerkers kunnen tijdbesparende workflows creëren, van individuele taken tot grootschalige systemen. Dit alles met perfecte integratie via honderden voor gedefinieerde connectoren.
  • Snellere en veiligere automatisering
    Je hebt de mogelijkheid om alle gebruikers veilig workflows te laten creëren dankzij een begeleide ervaring en low-code oplossingen. Dit vergemakkelijkt de automatisering van je kantooromgeving.
  • Slimme workflows
    Je kunt handmatige taken automatiseren. Iets wat veel tijd kost kan met behulp van kunstmatige intelligentie worden geautomatiseerd. Hierdoor is er meer tijd om je te concentreren op andere werkzaamheden.

Microsoft heeft een duidelijk filmpje waarin ze kort uitleg geven over Power Automate.

https://www.youtube.com/watch?v=CdXBL7CfwVE

Wil je meer weten over Power Automate en op welke manier je dit in kunt zetten bij jouw bedrijf? Neem hierover contact op met:

Jeroen Kamps
Manager ICT Services
jeroen.kamps@bconn.nl
06 21 19 27 91