5 stappen voor geautomatiseerd onboarden van nieuwe medewerkers

Veel organisaties worstelen met het onboarden van nieuwe medewerkers; het proces is vaak tijdrovend, foutgevoelig en afhankelijk van meerdere interne medewerkers. Wij bieden een geautomatiseerde oplossing die deze uitdagingen adresseert, gebruikmakend van de kracht van het Power Platform en Azure Automation.

1. Dynamische Toewijzing

Structurering: We zorgen voor een dynamische toewijzing van toegang tot Microsoft 365-bronnen. Dit houdt in dat toegang gebaseerd is op de functie, afdeling en locatie van de medewerker.

Implementatie: Voor afdeling-specifieke toegang, zoals de Sales afdeling die toegang nodig heeft tot bepaalde Teams of SharePoint-mappen, stellen we dynamische securitygroepen in via Entra ID.

2. Geautomatiseerde Aanvragen via Microsoft Forms

Nieuwe medewerkersaanvragen worden gestroomlijnd met Microsoft Forms. Dit zorgt voor een nauwkeurige en volledige verzameling van relevante informatie.

3. Eliminatie van Handmatige Processen

Automatisering: We gebruiken Power Automate in combinatie met Azure Automation om het aanvraagproces te standaardiseren en te automatiseren.

Workflow: Aanvragen via een geautomatiseerd formulier worden verstuurd naar de juiste teams, met een ingebouwde goedkeuringsflow in Power Automate. Dit zorgt voor tijdige en gecontroleerde verwerking van de aanvraag.

4. Integratie van Power Automate Flow met Azure Automation Runbook

Dit geautomatiseerde script voert alle noodzakelijke acties uit, zoals het aanmaken van een e-mailadres, toevoegen van e-mailaliassen, invullen van kantoorlocatie, toewijzen aan de juiste toegangsgroepen, instellen van licenties en profielinformatie.

5. Volledig Geautomatiseerd Proces

Na goedkeuring van een aanvraag wordt een Azure Runbook geactiveerd die zorgt voor de automatische creatie van de gebruikersaccount en toewijzing aan de juiste groepen. Dit omvat ook het versturen van een welkomstmail naar de nieuwe medewerker. Na afronding van de automatisering worden zowel HR als collega’s geïnformeerd over de nieuwe medewerker en diens startdatum.

Deze aanpak zorgt voor een gestroomlijnd, foutvrij en efficiënt onboardingproces. Voor aanvullende wensen kunnen we nog meer taken automatiseren met Power Automate en Azure Automation.