“Meer persoonlijke aandacht voor gebruikers”
Onze cloudspecialist Denny Holt valt het geregeld op dat gebruikers vaak niet goed weten hoe ze op een goede manier met nieuwe technologie om moeten gaan. En dat is natuurlijk zonde. IT is juist bedoelt om je te ondersteunen in het werk. Er zijn zoveel nieuwe mogelijkheden die je kunnen helpen om je werk gemakkelijker te maken. Maar ja… je moet wel weten hoe het werkt! In onderstaand interview vragen we hem naar de oorzaken en wat hiervoor een goede oplossing is.
Wat zie je in de praktijk gebeuren?
IT-afdelingen staan onder grote druk. Er is schaarste aan goede professionals, IT wordt steeds belangrijker voor bedrijven en door de snelle ontwikkeling van nieuwe technologie loopt IT’ers vaak op hun tenen om alles draaiende te houden. Gewoon implementeren, inlog geven aan gebruikers en… succes ermee!
Kun je daar een voorbeeld van geven?
Het gaat bij de onboarding van nieuwe medewerkers vaak al mis. Iemand komt in dienst en de werkplek is nog niet geregeld. Dat kan van alles zijn. De laptop is niet goed geconfigureerd. Iemand heeft nog geen toegang tot bepaalde data of mappen. Of er wordt geen uitleg gegeven over hoe of wat. Ja… daar valt vaak nog een hoop te verbeteren. Maar het kan ook zijn dat er een nieuwe applicatie wordt uitgerold, maar dat er verder nauwelijks tekst en uitleg wordt gegeven hoe je met de applicatie om moet gaan. Ik zie het bijvoorbeeld in Microsoft Teams nog zo vaak gebeuren dat mensen niet goed weten hoe je bestanden goed deelt.
Wat zijn de gevolgen?
Verschillende. Bij de onboarding krijgt een nieuwe medewerker dan niet echt een zogenaamd warm welkom. Maar ook als je niet goed weet hoe iets werkt kost het gewoon veel tijd en frustratie om dat uit te zoeken. En als het dan allemaal niet lukt om bijvoorbeeld een bestand te delen in Teams/Sharepoint, is de keuze snel gemaakt om dan toch snel iets te delen via e-mail of via zoiets als Dropbox en nog iets anders. Gevolg is dat medewerkers vaak niet meer weten waar de bestanden staan, gaan zoeken en op die manier hieraan tijd verliezen en niet efficiënt werken. Bovendien werkt het schaduw IT gemakkelijk in de hand.
Wat is volgens jou een goede oplossing?
Persoonlijk aandacht. Maar dan bedoel ik ook: persoonlijk. Dus in gesprek gaan met de gebruiker waar je hem of haar bij kan helpen. En niet denken: daar heb ik geen tijd voor. Goed luisteren en helpen bij de vragen die zij hebben zorgen ervoor dat veel ellende voorkomen wordt. Dat scheelt een hoop tijd. Bovendien geeft het je als IT’er heel veel informatie wat gebruikers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. En zo word je dan als IT’er effectiever in het werk. De investering die je doet door het geven van persoonlijke aandacht betaalt zich in mijn ogen met rente terug. En dat is wel zo prettig voor de werksfeer 🙂
