“Zo doorbreek je weerstand bij gebruikers bij verandering”

 

 

Technisch Specialist Dylan Stevenhagen weet inmiddels hoe belangrijk het is om gebruikers te betrekken bij veranderingen in hun digitale werkplek. Zeker met de komst van public cloud: “Het oogt en werkt anders dan mensen gewend zijn en dan MOET het ook nog eens van de baas” Dit zijn precies de ingrediënten voor het oproepen van weerstand. IT heeft hier bijna dagelijks mee te maken. Maar hoe ga je daar nou zo goed mogelijk mee om? We vragen Dylan naar zijn ervaring in de praktijk.

 

Bij welk type veranderingen zie je vooral weerstand ontstaan?

Voornamelijk aan de kant van de werkplek zoals een migratie naar Microsoft 365. Je moet dan op een andere manier leren samenwerken met elkaar. Bovendien krijg je te maken met nieuwe applicaties, zoals Teams en Sharepoint. Als je hier nog niet eerder mee gewerkt hebt, is dat best even wennen.

 

Vaak in IT worden veranderingen toch gewoon doorgevoerd?

Ja dat gebeurt wel eens inderdaad. Zeker als er haast bij is. Toch vind ik dat niet verstandig. Als mensen nieuwe technologie niet omarmen of niet goed begrijpen, gaan ze workarounds zoeken. En vinden. Er ontstaat dan al snel schaduw IT met alle beveiligingsrisico’s van dien. Beter is dus om dat op een andere manier te organiseren.

 

Wat is dan naar jouw idee een goede oplossing?

Mensen kijken toch bij verandering vooral naar wat iets kost in plaats van wat het oplevert. Primair wordt er dus vaak naar de min gekeken bij een verandering. Het is belangrijk om juist de plussen te benoemen. Hiervoor moet je je goed verplaatsen in het werk van de gebruiker, zodat je goede argumenten kunt benoemen wat het hem of haar daadwerkelijk oplevert. Als je dat op een goede manier doet, merk je dat de weerstand verdwijnt.

 

Kun je hiervan een voorbeeld geven?

Ik heb bijvoorbeeld met accountmanagers rond de tafel gezeten om te horen wat belangrijk is in hun werk. Voor de verkoop van producten is de klantpresentatie in Powerpoint heel belangrijk. Ik heb toen laten zien wat de kracht van “in de cloud” werken is en hoe dit in de praktijk werkt. Je kunt dan bijvoorbeeld tegelijkertijd samenwerken in de presentatie en zaken aanpassen. Of het importeren van data uit andere bestanden, zodat je met realtime data, presentaties kunt maken. Dat vonden zij wel gaaf. Je ziet in een overzicht de prijsontwikkelingen en KPI’s waarop zij afgerekend worden. Dit is voor hen zo’n sterke verbetering dat je de weerstand als sneeuw voor de zon ziet verdwijnen.

 

Is er nog meer waar je rekening mee moet houden?

Jazeker. Dit is misschien wel de belangrijkste, want vergeet niet om gebruikers uit te leggen hoe ze de nieuwe technologie op een goede manier kunnen gebruiken. Dat heet in jargon “adoptietraining”. Doe je dat niet goed, dan gaan mensen weer naar creatieve alternatieven op zoek.

 

Resumerend kun je stellen dat je medewerkers van de start tot finish bij werkplekmigraties moet betrekken. Verplaats je allereerst in het werk van de medewerker zodat je weerstand kunt wegnemen. Besteed tenslotte ook ruim de aandacht om uit te leggen hoe de nieuwe technologie werkt, zodat ze er op een goede manier gebruik van maken.