Advocatenkantoor schakelt Jan-Peter Goeseije in voor twee vlekkeloze IT-migraties

De ongeveer 750 medewerkers van advocatenkantoor NautaDutilh werken sinds kort vanuit twee gloednieuwe panden in Rotterdam en Amsterdam. Om te zorgen dat iedereen direct na de verhuizing probleemloos aan de slag kon, werd Jan-Peter Goeseije van BCONN ICT ingeschakeld als projectleider ICT. Dat bleek een gouden greep, vertellen ICT-directeur Jurian Hermeler en facilitair directeur Juriaan Vreeburg.

‘We zochten een projectleider die de brug kan slaan tussen ICT en facilitair’, vertelt Hermeler. ‘Dan moet je bij Jan-Peter zijn. Hij heeft voldoende kennis van gebouwgebonden zaken om met aannemers te kunnen meedenken en weet zeer veel van ICT Housing. Daarmee onderscheidt hij zich van anderen. Jan-Peter kan veel ballen tegelijk in de lucht houden. Hij is gedreven, werkt heel zelfstandig en laat zich niet afleiden door de dynamiek die soms bij zo’n project hoort.’

‘Jan-Peter heeft ons zeer goed geholpen’, vult facilitair directeur Vreeburg aan. ‘Juist door de combinatie van ICT-kennis en zijn facilitaire achtergrond. Door zijn hands-on mentaliteit springt hij graag bij als dat nodig is. We hadden de opdracht om twee kale gebouwen in te richten en er de ICT-infrastructuur aan te leggen.

Dat was best spannend. Maar op de maandagochtend na de verhuizingen werkte alles: de computers, de telefoons, zelfs de koffiemachines. Dit hadden we nog niet meegemaakt. Bij vorige verhuizingen duurde het soms weken voordat alles functioneerde. De samenwerking verliep zo goed dat hij Jan-Peter bij een volgende verhuizing er weer bij zou willen hebben.

Natuurlijk waren er ook tegenslagen tijdens de twee nieuwbouw- en verhuisprojecten. Die waren volgens Hermeler voornamelijk te wijten aan externe factoren, zoals de trage verlening van de vergunning voor glasvezeltracés, waterschade, een muur van slecht beton. Hoewel zij de nodige vertraging en stress opleverden, zijn alle deadlines gehaald. De oude huurcontracten waren al opgezegd, dus veel speling was er niet, legt de ICT-directeur uit. ‘We moesten soms wel hard escaleren. Jan-Peter deed dat in veel voorkomende gevallen. Waar het nodig was, kon ik het op nog hoger niveau bij de leveranciers aankaarten.’

Jarenlange voorbereiding
Aan de twee verhuizingen ging jarenlange voorbereiding vooraf. Voordat de eerste schop in de grond ging, was uitvoerig nagedacht over het ontwerp van de gebouwen, hun inrichting en de technische voorzieningen. Hermeler: ‘We moesten al in een vroeg stadium keuzes maken. Welke kleuren nemen we, hoe verlichten we de werkplekken, wat wordt de opstelling van de bureaus, welke tracés volgen de kabels in muur, vloer en plafond? Maar de microkeuzes kun je pas maken tijdens de uitvoering. Jan-Peter kreeg daarvoor veel ruimte. Ik weet dat hij ervaring genoeg heeft.’ De BCONN-expert stuurde vele leveranciers en waar nodig de interne ICT-afdeling aan.

Wellicht de grootste uitdaging was om alle netwerk- verbindingen, applicaties en werkplekken in één weekend getest en operationeel te hebben op de nieuwe locaties.

In Rotterdam werd voor de ICT-migratie een tijdelijke glasvezelkabel gelegd tussen de oude locatie en de nieuwbouw. In Amsterdam was de afstand tussen beide panden te groot en besloot Jan-Peter een straalverbinding te huren. Door het ontbreken van een directe zichtlijn, moest daarbij wat inventiviteit aan te pas komen.

Audiovisuele technologie
Behalve het beschikbaar maken van de gebruikte ICT-systemen, kreeg Jan-Peter de taak om de infrastructuur uit te breiden met nieuwe technologie.

Vooral op het vlak van audiovisuele technologie werden de registers opengetrokken. Zo zijn alle vergaderzalen voorzien van grote beeldschermen. Medewerkers kunnen die draadloos vanaf elke computer en elke smartphone bedienen na het scannen van een QR-code. De zalen hebben geavanceerde apparatuur voor videoconferencing en in de algemene ruimtes zijn de beeldschermen geschikt voor narrow casting. Het beheer daarvan gebeurt centraal vanuit de serverruimte.

Cleane werkplek
Het team van Vreeburg en Goeseije besteedde ook veel aandacht aan de inrichting van de werkplekken. Elke ruimte moest een opgeruimde indruk krijgen, met een efficiënte inrichting en toch een gevoel van comfort, vertelt de facilitair directeur. Losliggende kabels zijn op de twee locaties dan ook taboe. Zij zijn allemaal geïntegreerd in de zit-statafels. ‘Iedereen is erg tevreden met de cleane werkplek.’

‘De advocatuur is vaak erg terughoudend met vernieuwing, maar wij zijn met de technologie in onze twee panden juist heel vooruitstrevend’, besluit Vreeburg. ‘In elk geval de komende vijf jaar is alles toekomst vast. De inzet van Jan-Peter staat aan de basis van het slagen van de verhuizing. Samen hebben we een ongelooflijke klus geklaard.’